Ruim je kop eens op. Uberproductief, met David Allen.
Systemen. Ik krijg er de kriebels van. Een systeem voor het organiseren van je mail, een systeem voor het trainen van je buikspieren, een systeem voor het inruimen van je afwasmachine…kap even hee. Willen we ons hele leven in systemen gieten denk ik dan? Is het niet gewoon veel leuker om je leven te léven? Wiggert en Michel denken van niet. En dat maakte míj nieuwsgierig….
“City of global conciousness”
De meneer van dit systeem heet David Allen. Hij woont momenteel in Amsterdam. Zijn vrouw was nog nooit buiten de VS geweest, maar ze werd in 1 klap verliefd op onze hoofdstad en ze bleven. Amsterdam is volgens Allen de perfecte thuisbasis voor zijn programma, vanwege de ‘global consciousness’ van de stad.
GTD als ‘best practice’
En eerlijk, ik heb me geen secónde verveeld. Want de man heeft een ontzettend interessant verhaal. Over bewustwording, over focus, spiritualiteit, affirmaties, en ja; zijn systeem. Getting Things Done, of ‘GTD’ zoals hij er zelf aan refereert. Het is de ‘best practice’ van zijn leven en gaat over het produceren van gewenst resultaat, ofwel: productiviteit.
Dat de dingen die je doet ook ergens toe leiden.
Productiviteit dus. Klinkt best saai, vind ik. Maar het betekent eigenlijk dat dingen die je doet ook echt bijdragen aan waar je naartoe wilt. Fijn toch? En ook logisch, zou je zeggen. Toch zitten we ‘en masse’ úren te facebooken en appen. En gebruiken we ons hoofd vaak bijzonder ineffectief, bijvoorbeeld door te proberen van alles te onthouden of meerdere dingen tegelijk te doen (wat dus niet kan).
“Your head’s a crappy office”
Je hersenen zijn perfect om ideeën te bedenken, niet om ze vast te houden, zegt Allen. Je korte termijn geheugen kan slechts 4 dingen tegelijk onthouden, that’s it. Alles proberen vast te houden in ons hoofd vertroebelt ons zicht, alsof we continu met stortregen op de voorruit aan ’t autorijden zijn. Vrij arelaxt, en enorm ineffectief. Want voor productiviteit heb je juist ruimte nodig!
“The art of stressfree productivity”
Allen heeft dus een stappenplannetje om je voorruit helder te krijgen. Dat begint met het in kaart brengen van álles wat je aandacht vraagt. En dan vooral de dingen die ‘niet op cruise control staan’. Best een klus, waar je misschien wel 6 uur mee bezig bent. Je creëert dan een soort ‘braindump’ (op zich al vrij interessant om eens te bekijken van jezelf).
Vastgekoekt blik.
GTD gaat in eerste instantie dus over bewustwording van wat er allemaal ‘in jouw systeem’ zit. Alsof je een vastgekoekt blik even omdraait en een paar keer goed op de onderkant slaat, zodat alle inhoud open en bloot op je bordje ligt, ter aanschouwing. Daar kun je dan vervolgens de helft van wegschuiven. En de andere helft een beetje rangschikken, zodat het weer een overzichtelijk geheel is.
Clean your kitchen!
Allen vergelijkt de stappen ook wel met het opruimen van je keuken. Kijken wat er ligt (die braindump), vaststellen wat het voor je betekent (knoflookpers vaak gebruiken: belangrijk!), organiseren (knoflookpers in voorste bakje), Reflect (is dat een goede plek voor de knoflookpers?) en Engage (pers een teen knoflook). De 5 stappen van GTD in een notendop.
Effectiviteit is te trainen…
De taken helder. Maar dan…de uitvoering ervan. Daar kunnen we ook nog wel wat lesjes in gebruiken. Want effectiviteit, daar worden we volgens Allen niet mee geboren. Een belangrijke les hierbij is beginnen met het einde in je hoofd. ‘Outcome thinking’ noemt hij dat. (Michael Pilarczyk had het over zijn huis, weet je nog?)
Simplicity = productivity?
Het is natuurlijk allemaal niet zo simpel als ik hier nu even in een paar woorden zeg. Of misschien ook wel? Misschien maken we het onszelf gewoon onnodig ingewikkeld en zouden we allemaal een stuk effectiever, productiever en gelukkiger zijn als we in plaats van al die uren Facebooken een systeempje bijhouden waarmee we ons hoofd een beetje ‘schoon’ houden.
Give your brain a break.
Want onze hersenen kunnen veel, maar draaien ook overuren in de overprikkelde wereld van vandaag. Mij wordt steeds meer duidelijk dat we ze af en toe een break moeten geven. Mediteren staat bij mij met stip op 1, maar ook dit systeem helpt een steeds groter wordende groep mensen, waaronder Michel en Wiggert, om hun bewustzijn te organiseren.
Het doet mij nog het meest denken aan het ‘outsourcen’ van een stukje hersenen. De ruis eruit, zodat er ruimte ontstaat voor overzicht en daadkracht. Of zoals David Allen het zelf noemt; de weg van hoop naar vertrouwen. Klinkt lekker toch?
Tenslotte; 2 tips!
Tip 1: GTD in 10 minuten!
Je kunt dus ook beginnen met een simpele versie. Schrijf de 10 dingen die in je hoofd de meeste aandacht vragen op (5 minuten), en bij elke taak de eerstvolgende 2 actiepunten (nog eens 5 minuten). Ik nam de proef op de som, keek ernaar, realiseerde me dat ik eigenlijk best veel doe. En ja, ik had ineens wel een heel fijn overzicht.
Tip 2: De Whatts app-hack van Michel 🙂
Michel had nog een briljante hack die ik jullie niet wil onthouden: voeg jezelf toe aan je telefoonlijst en gebruik Whatts app als reminder. Ik heb het gelijk geprobeerd en het is hilarisch (hee een nieuw appje! 😉
Fijne podcast jongens, moeite waard om te luisteren! Bekijk ‘m hier!
Enjoy!
Janneke